商务英语写出高级商务邮件的技巧

BEC考试2020-03-27 20:17:00网络

  无论是工作、沟通还是记事发消息,邮件是个很重要的通讯工具。很多企业都还在用邮件来传递消息,那么你知道如何写出高级的英语商务邮件吗?这也可能是BEC商务英语考试考察的知识。如果你还不清楚,就来看看下面这些内容吧。

  1-亲切自然

  可以用We就不要用You

  每一封email往来,都是你和与收信人之间的交流。很多人以为写商业e-mail就应该用「生意腔」,于是把本来有感情基础的e-mail写得官样。

  把每次e-mail往来当成是跟对方进行了一次交谈,只不过交谈的介面是e-mail。用我/我们做主词,这样才能让email读起来热情、友善,像朋友交谈那样简单自然,亲切又人性化。

  官样e-mail:Your mail has been received.

  亲切e-mail:I have received your mail.

  官样e-mail:Your complaint is being looked into.

  亲切e-mail:We are looking into your complaint.

  官样e-mail:You will receive your computer by next week.

  亲切e-mail:We are happy to have your order. We shipped it by July 21.

  2-一针见血

  可以清楚就不要模糊

  写email最忌讳文绉绉,要打电话给人就用call,要去拜访人就说visit,不要刻意用自以为正式但其实意思模模糊糊的字。

  模糊字:contact

  清楚字:call/write/visit

  模糊字:soon

  清楚字:by March 15

  3-言简意赅

  可以一个字就不要两个字

  大部分商业人士,每天都要阅读大量e-mail。所以e-mail一定要写得简明扼要。与主题无关或者无助于e-mail目的之内容,请毫不留情的舍弃。

  冗长句:The paper jam had the effect of a destructive force onthe copy machine.

  精简句:The paper jam destroyed the copy machine.

  冗长句:We have enclosed a brochure which shows further details of manufacture.

  精简句:The enclosed brochure shows further manufacture details.

  4-词汇朴实

  用对方看得懂的关键字

  每个行业都有自己的行话,写e-mail时要确定别人懂不懂你的行话,也尽量不用华丽词藻。西方人习惯使用朴实的语言。

  迂回句:We look forward to a bright and glorious future of cooperation.

  朴实句:We hope to have the opportunity to work with you inthe future.

  迂回句:The choice of exogenous variables in relation tomulti-collinearity is contingent upon the derivations of certain multiple correlation coefficients.

  朴实句:Supply determines demand.

  5-技巧表达

  让人觉得you're helpful

  同样一件事说法不同,得到回应就不同,有技巧的说法让人乐于为你效劳。

  拙劣说法:In order to complete the claim you made, simply…

  漂亮说法:To complete your transaction,…

  拙劣说法:We want to get our check.

  漂亮说法:To keep your account in the preferred customer class,send our check for NT$200,000 today.

  6-起好标题

  起一个专业的信件标题

  也许很多人没有意识到,e-mail的标题是很重要的一部分,邮件给对方的第一印象就是透过标题来完成。如果标题没有内容,看起来像群组垃圾邮件,命运就是直接进入垃圾桶。

  不专业标题:How are you?

  专业标题:Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports

  不专业标题:Can we work together?

  专业标题:Proposal: Bright Ideas Imports—ABC‘s Partnership Opportunity

  写英文邮件的3个不要

  1-不要 Laid- back 随意

  Case 1: “btw, need u 2 sign tom. thx.”(顺便说一下,明天需要你签个名。)

  写email用字太随意会造成以下印象:

  你不够专业或者没有认真对待此次谈话;

  你太忙,没有时间说清楚自己的要求;

  别人不知道你到底想干什么。所有商业活动都需要认真对待,不管身处什么环境,都要花时间来进行恰当的交流。

  2-不要 !!!充满了惊叹号

  Case 2: “It was a pleasure meeting you yesterday!! Looking forward to our next encounter! Take care!”(昨天见到你很高兴!!期待下次再见!保重!)

  在商业书信中,有时使用惊叹号是必要的,可以传达出热烈的情感和良好的礼仪。不过,过分使用标点符号就会适得其反了。就像上面提到的这句话一样,滥用惊叹号来表达积极情感反而会让人觉得诡异和不受欢迎。

  3-不要 Over-simplified主旨过度简化

  Case 3: Subject: Meeting(主题:开会)

  想一下,一个职场人每天收到几封email。再想一下,有多少封email中会带有“开会”这个关键字。email中的主旨栏是一种过滤机制,让收件人可以有效地区分每封email主旨内容。千万不要在主旨栏中含糊其辞,你有责任把正文内容提纲挈领地展示在email主题栏中。

  请牢牢记住以上三大email忌讳,让email更专业,不但能为自己及公司建立好形象、还能让人收到了马上就想回信。

  关于邮件的职场Tips:

  *To&CC发送,抄送对象一定要分清。

  To: 需要直接对邮件进行回复、采取后续动作的人

  CC(carbon copy): 只需要知晓邮件内容、不需要对邮件做出回复或采取后续行动的人

  *巧用邮件群组,避免发送对象太多,增加读者阅读负担。

  *使用邮件系统“群发单显”功能(实际效果类似于BCC, 即密抄,blind carbon copy),以保护公司及客户隐私。

  * 给女性写信时,不管对方是否已婚,除非对方坚持用Mrs. 这一称呼,一般都用Ms. 来称呼对方。

  * 如果不清楚收件人的名字、性别即身份,可以用To Whom It May Concern (致相关人士) 来代替

  * 如果跟收件人关系比较亲密,则可以在Hi、Hello或者Hey后面写上对方的名字并加一个逗号(,):

  Hi Tom,

  Hello Aaron,

  Hey Henry,

  怎么样?看了上面的内容大家是不是对商务职场中的英文邮件部分有了更深的了解呢?大家学习这些知识除了可以在商务环境中用到,还可能在BEC商务英语写作中碰到,所以一定要学好哦!如果你想了解更多商务英语考试资讯,欢迎来太平洋网校。

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